Showing posts with label Business Tomorrow. Show all posts
Showing posts with label Business Tomorrow. Show all posts

18.11.08

المصادر الأصلية للعلوم الإدارية

خطوة لاحقة على ما تقدمه المراجع التقليدية

العلوم الإدارية في مجملها تعد واحدا من أهم الإسهامات الأمريكية في التراث البشري، و قد ظهرت جميعا خلال نهايات القرن التاسع عشر و بدايات القرن العشرين، للتبلور هذه العلوم في النصف الثاني من القرن العشرين، ثم تضيف إليها المعلوماتية و ثورة الانترنت زخما كبيرا في نهايته و بدايات القرن الحادي و العشرين، و أهم هذه العلوم هي

  • علوم التسويق و التسويق الاستراتيجي
  • علوم الإدارة و الإدارة الإستراتيجية
  • علوم إدارة الإنتاج و إدارة الجودة المتكاملة
  • علم إدارة الموارد البشرية
  • علم الاقتصاد المؤسسي
  • علم الدعاية و الترويج و إدارة التواصل
  • العلوم المالية و المحاسبية

و تتداخل هذه العلوم كما نعرف في مناطق مشتركة، بحكم تداخل أدوارها في إدارة أي مؤسسة تستهدف الربح أو غيرها، فيتداخل التسويق مع الإدارة في تشكيل الإستراتيجية العامة للمؤسسة، و وضع الخطة الاستراتيجية لتحقيق أهدافها الرئيسية، و يتداخل التسويق مع الإنتاج و إدارة الجودة في عمليات إدارة اللوجستيات، و كذلك يتداخل مع الموارد البشرية في التسويق الداخلي لقيم العمل و القيم المؤسسية الإيجابية، أما تداخله مع علوم الترويج و الدعاية فغنية عن التعريف، لدرجة أن الكثير من غير المتخصصين يخلطون في واقع الأمر بين التسويق كمركز أعمال استراتيجي و بين إدارة قنوات الاتصال مع العملاء بهدف الدعاية و الترويج

و السؤال هو، هل خرجت هذه العلوم فجأة في القرن العشرين من رحم المجهول؟ أم كانت صورة مطورة من مصادر معرفية سابقة عليها؟

بالطبع خرجت هذه العلوم من رحم تراث معرفي ضخم سابق عليها، اشتركت في بنائه كل الحضارات البشرية المتعاقبة، قبل أن تقوم الحضارة الأمريكية بإعادة تغليفه و تقديمه لخدمة المؤسسات التجارية و الصناعية و المالية الكبرى في القرن العشرين، و هدف مقالنا اليوم، هو التعرف على مصادر هذه العلوم، لأننا من واقع تجربتنا، قد حصلنا من هذه المصادر فوائدا تفوق بفارق ضخم ما قدمته لنا مراجع الإدارة الشهيرة، ذلك أن الأمريكيين حين أعادوا تعبئة و تغليف هذه العلوم، قاموا بتخفيفها بدرجة كبيرة حتى تصبح سائغة للعناصر العاملة في المؤسسات التجارية و الصناعية، و من المعروف أن هذه العناصر في الولايات المتحدة عادة ما تكون من خريجي التعليم المتوسط، و هي طاقات محدودة القدرة على التركيز و اكتساب المعلومة، على خلاف الحال لدينا، حيث يوجد بين الطاقات العاملة في المؤسسات التجارية حاصلين على درجات الماجستير و الدكتوراة في العلوم و الطب و الهندسة و غيرها، مما يشجعنا على توضيح المصادر الأولى للعلوم الإدارية كمعين لا ينتهي للمعارف النافعة

التسويق من رحم العلوم العسكرية

نعم، لقد خرج علم التسويق من العلوم العسكرية، و من علم الاستراتيجية العسكرية تحديدا، و الذي يدرسه الضباط في كليات أركان الحرب كدراسات عليا بعد التخرج، فبعد أن عرف العالم علم الاقتصادر، و احتك بمفاهيم مثل مرونة الطلب السعرية (Price Elasticity of Demand) و معدلات الاستهلاك و الانفاق و الادخار في القرن التاسع عشر، ظهر التسويق كعلم في بدايات القرن العشرين، فقدمت جامعة بنسلفانيا برنامجا لتدريب رجال الأعمال على تسويق المنتجات في عام 1905م، و في عام 1908 افتتحت كلية كيلوج لإدارة الأعمال، و التي تخرج فيها بروفيسور و منظر التسويق الأشهر "فيليب كوتلر" و الذي وضع أسس هذا العلم كما نعرفه اليوم بمزيجه التسويقي المعروف، ثم تراكمت الطبقات على كرة الثلج هذه، لكن الأصول القديمة للتسويق في الاستراتيجية العسكرية تبقى شديدة الوضوح للعقلية النقدية و العين المدققة، و قد عرفت البشرية مفهوم الاستراتيجية العسكرية كخطة طويلة الأمد و مؤسسة على حساب المتغيرات المعقدة منذ القرن الرابع الميلادي، و من أهم المفاهيم المشتركة حتى الآن و التي أخذها التسويق من الاستراتيجية العسكرية

  • مفهوم الرؤية و الرسالة العامة في التسويق (Vision & Mission) يوضحان الأهداف بعيدة الأمد للمؤسسة و الدور الذي تتطلع للقيام به حيال عملائها و مجتمعها و العاملين بها، و يقابله في الاستراتيجية العسكرية مفهوم الرؤية التطويرية، و العقيدة القتالية، فأما الرؤية التطويرية فتعنى بالقدرات القتالية التي يسعى الجيش لتحقيقها على الأمد البعيد، و أما العقيدة القتالية فتحدد الخطوط العريضة لمواجهة العدو في حالة نشوب القتال، و تبنى عليها الخطط الاستراتيجية
  • مفهوم تحليل الموقف التسويقي (SWOT Analysis) برصد نقاط القوة و الضعف في المؤسسة و منتجاتها، و رصد الفرص المتاحة و المخاطر المحتملة في السوق، و يقابله في العلوم العسكرية تحليل الموقف القتالي بنفس العناصر، بدراسة القوة و الضعف في الذات و الفرص الممكنة من خلال نقاط ضعف العدو و المخاطر المحتملة من نقاط تفوقه النوعي
  • مفهوم الوضعية التسويقية للمنتج (Product Positioning) و الذي يحدد التوظيف المختار لهذا المنتج ليلبي بعض حاجات العميل و يقدم مميزات نوعية لا توجد في المنتجات المنافسة في هذه الوضعية، و يقابله في العلوم العسكرية مفهوم التشكيل القتالي و وضعية تمركز القوات، بما يمكنها من الحصول على ميزات جيو-استراتيجية لا يتمتع بها العدو
  • الأنماط التنافسية في التسويق و منها المنافسة المباشرة أو الجانبية أو الجزئية، و يقابلها في علوم الاستراتيجية العسكرية الاستراتيجيات الهجومية، فيقابل الهجوم الأمامي المنافسة المباشرة، و يقابل الهجوم الجانبي على جوانب التشكيل القتالي المنافسة الجانبية، و يقابل الهجوم المحدود المنافسة الجزئية
  • استراتيجية الغوريلا المعروفة في التسويق، و التي يتبع فيها نمط تنافسي يفيد فيه منافس صغير من حرية حركته و سرعته لتوجيه ضربات موجعة للمنافس تتميز بالسرعة و تجنب المواجهة المباشرة، و هذه الاستراتيجية أسسها المناضل الأرجنتيني الأصل شي جيفارا في إطار قتاله للقوات الموالية لأمريكا في تحرير كوبا و بيرو
  • مفهوم الميزة التنافسية التسويقي و يقابله في العسكرية مفهوم الميزة القتالية و التفوق النوعي
  • الأهداف التكتيكية في التسويق و بذات التعريف منقولة نصا من العلوم العسكرية
  • إدارة العمليات في التسويق منقولة نصا كذلك
  • مفهوم إدارة اللوجستيات كامتداد لمفهوم الإمداد و التموين العسكري
  • المفاهيم الأساسية للتواصل المؤسسي و نموذج المرسل و المستقبل و الوسط المادي مأخوذ عن علم الإشارة في العسكرية
  • علوم الدعاية تطورت من علم الدعاية السياسية و العسكرية و أسس الحرب النفسية

و من أهم مراجع الاستراتيجية العسكرية التي تقدم مفاهيما تثري العلوم التسويقية، و بأسلوب يناسب القاريء الغير عسكري، نختار المراجع التالية

  1. Art of War- Sun Tzo
  2. Roots of Strategy - Wilhelm Leeb, Thomas Phillips and others
  3. The 33 Strategies of War- Robert Greene
  4. Makers of Modern Strategy from Machiavelli to the Nuclear Age - Peter Paret
  5. Small Wars Manual
  6. Unrestricted Warfare - Qiao Lian / Wang Xiang

أما في تطبيقاتها على العلوم الإدارية، فنختار المراجع التالية لتميزها بالعمق عن غيرها من المراجع التسويقية

  1. The Strategy Paradox - Michael Raynor
  2. Executing Your Strategy - William Malek & others
  3. The Boston Consulting Group on Strategy - Carl Stern

و بعض هذه المراجع موجود في صورة ملفات الكترونية مجانا على الانترنت، خاصة المراجع رقم 1، 4، 6، من القائمة الأولى و المرجع رقم 3 من القائمة الثانية

الإدارة و إدارة الموارد البشرية من رحم علم النفس

بدأ علم الإدارة خطواته الأولى في بداية القرن العشرين، مع كتاب: الإدارة العلمية، و الذي ألفه المهندس "فردريك تايلور" في ذلك الوقت، ثم وضع الاقتصادي "ماكس ويبر" نظريته في الإدارة البيروقراطية حوالي عام 1930م، و مازال البعض حتى اليوم حبيس هذه المرحلة التي تجاوزتها البشرية بثمانين عاما كاملة، و ربما كان أسلوب "ماكس ويبر" مازال مناسبا لمؤسسات مثل ماكدونالدز و غيره من المنشآت الخدمية العالمية العملاقة، لضمان ثبات مستوى الخدمات المقدمة للعميل من بلد لبلد حول العالم، لكن تعميم أسلوب "ويبر" المرتكز على أطنان من الأوراق في شكل دورات مستندية و اعتمادات و خطوط تفويض تفصيلية و غيرها قد يؤدي ببعض المؤسسات الصغيرة التي تحتاج لسرعة الحركة إلى حتفها

و في خلال هذه الحقبة الميكانيكية من تناول الفكر الإداري ظهرت نظريات و أطروحات أهمها نظرية التقسيم الإداري، و وحدة القيادة، و المركزية الإدارية، و التدرج الوظيفي المرحلي المقيد بفترات زمنية، و مبدأ روح الفريق الانصهارية التي تطلب من فريق العمل طلبا طوباويا عبيطا هو التوحد مع الآخر، و كل هذه الأطروحات عابها التعامل مع الإنسان كآلة يمكن برمجتها، و التجاهل التام للطبيعة البشرية التواقة لتحقيق ذاتها و تطلعاتها، لهذا لم تعش هذه النظريات لأكثر من عقدين من الزمان، ف مع الثلاثينات من القرن العشرين، فطنت البشرية للأثر المدمر على الأفراد في نظريتي الإدارة العلمية و البيروقراطية، حيث يتحول الفرد إلى مسمار في آلة كبيرة، محروم من آليات الإبداع بحرمانه من الحد الأدنى لحرية الحركة، فبدأت النظريات الإنسانية في الإدارة لو جاز التعبير في الظهور على التوالي، فأولت المؤسسات مزيدا من الرعاية للأفراد و طاقاتهم و ابداعهم، بتحقيق أقصى فائدة من ملكات كل فرد، بالتعامل معه كأصل بشري من أصول المؤسسة، و كان علم النفس (ثم علم النفس التنظيمي بعد ذلك) و علم السلوك و علم الاجتماع هي العلوم المؤسسة لهذه المرحلة من مراحل الفكر الإداري

و لعل عالم النفس الشهير "إبراهام ماسلو" الذي اقتبس علم الإدارة هرمه الشهير للتطلعات البشرية هو التطبيق النفسي الأكثر تواترا في مراجع الإدارة، تليه في ذلك نظرية التوقع التي تدرس مقارنة الفرد لما يحققه بما توقع تحقيقه، لكن نظريات التحفيز في علم النفس لا تقتصر على ذلك بالطبع، و إنما قصد من كتبوا مراجع الموارد البشرية الاقتصار على هاتين النظريتين لسهولة فهمهما و تطبيقهما من خلال غير المتخصصين كما أسلفنا، و هناك بين هذه النظريات ما نراه أكثر فائدة منهما، و هو ما سنعرض له في مقال لاحق إن شاء الله

Copyrights© 2008. Eyad Harfoush

17.11.08

Talking Power!

Role of Different Customer Groups in Decision Making

To know the degree of involvement of each customer group in decision making that will favor your product, or the opposite, becomes a basic need to approach any market with the proper marketing plan. More importantly in a launch phase. Over three years, we kept analyzing data and comprehending facts to attain to relatively solid answers to the decision making role questions. Here-under I am briefing the fruits of this effort for each product category. Surely there shall be differences according to individual products’ nature. However, when the outer boundaries are available, the marketer can easily tailor the rest with a minimal survey.


Copyrights© 2008. Eyad Harfoush

Who is Who?

Standardizing Terminology in Animal Health Business


When the immortal Chinese philosopher Confucius was asked; What shall you do if you became the Emperor someday? he replied with his inspiring statement; I shall standardize the meaning of words and terms! In animal health business, we all face a repeated problem of confusing terms and usage of words. For instance, who is the end-user of an animal health product? Biologically it is the bird or the animal. Nonetheless, the last sane user is the producer. Then, can a feed mill be considered as end-user or not? The mill sells feed to producers, therefore it is not the last hand. However, the products sold to a feed mill will not be sold unchanged! It will be sold as an ingredient of feed, thence the feed mill was the last handling station of the unchanged product! So, shall we consider it an end-user or not? This confusing nature of the term makes it of good sense to avoid it completely. I have met people who consider the retailer selling to producer as an end-user!

Hereunder, I tried to frame my minor contribution toward standardized animal health terminology. Such a simple process that will essentially increase the value of databases and improve perceptual capacity of all of us understanding each other in presentations, papers and researches. All readers’ contributions are surely more than welcome in this regard

N.B. When it comes to capacities and customers classification from its perspective, the no. here are intended to describe the case of Egypt only.

Poultry Industry
  • KOL: Key Opinion Leader is defined as any customer of scientific or practical status perceived by other customers to be qualifying for a reference role in the industry. Accordingly his practice affects other customers’ behavior toward a product. Scientific status is usually linked to university professors and experienced field practitioners. We prefer the term KOL more than the currently used term i.e. Key Consultants. Mainly because and KOL can sometimes be an agriculture engineer or a resident vet in one of the key accounts, in these cases the term "consultant" does not apply
  • Prescriber: Field practitioner vets, vet consultants, vet labs or any other individual who possess the capacity to prescribe animal health products to producers.
  • Wholesaler: Commercial entity buying the product with the intention of reselling it unchanged to other commercial entities (to retailers). We prefer the term wholesaler more than the term distributor to avoid confusion with agents directly authorized by manufacturers as distributors. Also because distributionship requires a structure and facilities that most of the wholesalers will come short to.
  • Retailers: Commercial entity buying the product with the intention of reselling it unchanged to producers.
  • Feed mills: producers of mashed feed at industrial scale i.e. feeding more than 20 tons/day
  • Pelleting Factories: Producers of pelleted and / or crumbled feed.
  • Hatchery: Hatching facilities with automated incubator and hatcher i.e. Native primitive hatchery excluded
  • Key Accounts: poultry producers holding one or more of four qualities:
    1. Capacity represents ≥ 2% of its sector
    2. Fully or partially integrated = multi-stage production
    3. Reference role among other producers
    4. Hub of a coordinated production cluster
  • Medium Sized Poultry Producer: Capacity ≥ 100,000 Broiler Birds/ Cycle
  • Poultry Small Holder: Capacity > 30,000 <>
  • Medium Sized Layers Project: Capacity ≥ 2,000,000 eggs/ annum
  • Small Layers Project: Capacity > 500,000 <>

Livestock Industry

  • KOL: vide supra
  • Prescriber: vide supra
  • Distributor: vide supra
  • Retailers: vide supra
  • Feed mills: vide supra
  • Key Accounts: Farming projects holding one or both of two qualities:
    1. Capacity represents ≥ 0.1% of its sector
    2. Reference role among other dairy or beef farming projects
  • Medium Sized Beef Farming Project: Holding ≥ 300 heads
  • Small Beef Farming Project: Holding ≥ 100 <>
  • Medium Sized Dairy Project: Milk production ≥ 300 Liters/ Day

Copyrights© 2008. Eyad Harfoush

29.9.08

The Body

Defining an Organization
N.B. Synopsis of Metrics & Matrix© Introduction to Organization Behavior- Copyrights Eyad Harfoush- 2005


Definition

An organization is the set of harmonious groups of people, who work interdependently to achieve common goals, in a framework of well structured patterns of interaction & coordinated tasks.

Notes on Organization Definition
  • SET + INTERDEPENDENTLY

A diversified workforce is essential to build an organization operating in a departmentalized fashion, whether according to functions, business units and/or geographical territories. As absolute dependence or independence in business world usually brings fragile outcomes, interdependency between teams and individuals are essential to capitalize on diversity

  • HARMONIUS + COMMON GOALS

Diversity & heterogeneity of teams will enrich the harmony only under influence of common goals. On the other hand, conflict of interest essentially results in oddness of behavior.

  • STRUCTURED PATTERNS OF INTERACTION

Clear organizational outline, with a reasonable degrees of cross-functionality is a cornerstone in building a healthy interaction between individuals and workforce groups inside an organization.

  • COORDINATED TASKS

Dynamic interaction and coordination between team members as well as cross-functional teams is a positive sign. Yet, the classical managerial role in tasks coordination on all levels, remains as crucial in today's world as it has always been.

Copyrights© 2008. Eyad Harfoush

Who Is Mr. Perfect?

10 of 10 Role of Mr. Right Negotiator
N.B. Synopsis of Mind Battling© An Animal Health focused Negotiation Skills- Copyrights Eyad Harfoush- 2007





  1. Presentable
  2. Fluent & Expressive
  3. Attractive Character
  4. Posses initiative sensitivity in an intercultural situation.
  5. High acceptance of diversity
  6. Self confident
  7. Absolutely Loyal
  8. Flexible
  9. Sociable
  10. Personally stable

Ideal Negotiation Team

  1. Spokesperson
  2. Recorder
  3. Analyst

Copyrights© 2006. Eyad Harfoush

Watch Your Head

Common Negotiation Traps
N.B. Synopsis of Mind Battling© An Animal Health focused Negotiation Skills- Copyrights Eyad Harfoush- 2007



Deliberate Deception
  • When your counterpart tries to give wrong inputs, aiming to drift the discussions and attain conclusions based on it.
  • Always show intention to verify inputs, and always do so. This simple and direct principle saves you from being cheated.
  • Arrange matters so that trust isn't necessary.
  • Put in provisions to protect yourself that can't be offensive unless the other side is deceiving you.

Ambiguous Authority

  • When the other party delegates whoever is not assigned officially to decide on the matter of negotiation.
  • Simply ask for “Power of Attorney” statement or what can replace it and verify the delegate is authorized and whatever agreed-on with him shall be granted
Psychological Warfare
  • Are they intentionally making you uncomfortable? criticizing your clothing or appearance, making you wait, interrupt negotiations and making you wait again, making you repeat yourself, implying you are stupid indirectly…etc.
  • If circumstances are prejudicial, say so (that may be enough). If necessary, first negotiate a better negotiating context.
Dubious Intentions
  • Whenever you have doubts about the other party’s abidance by the outcomes of a negotiation, it is better to go for a mediation or arbitration whenever possible.
  • If not possible, try to increase the size of social, ethical, and legal liabilities on them in case of breaching and agreement, e.g. industry partners to witness and sign agreement…etc.

Copyrights© 2006. Eyad Harfoush

Winning Tips

For Your Coming Negotiation Combat
N.B. Synopsis of Mind Battling© An Animal Health focused Negotiation Skills- Copyrights Eyad Harfoush- 2007


Negotiation Approaches

Advocate's Approach

  • Also known as “Positional Bargaining” approach or “win-loose” approach, wherein skilled negotiator usually serves as advocate for one party and attempts to obtain the most favorable outcomes possible for his own party.
  • In this process the negotiator attempts to determine the maximum outcomes the other party is willing to give, or the minimum they would accept to get à adjusts his own demands accordingly.
  • A "successful" negotiation is when the negotiator is able to obtain all or most of the outcomes their party desires, but without driving the other party to permanently break off negotiations, unless the BATNA is acceptable.
  • In one view, it is perceived as a traditional negotiation, sometimes called “win-lose” because of the assumption of a fixed "pie", wherein one party’s gain results in other party’s loss.
  • Another view is that in negotiation both parties are equals by definition and that the best possible outcome is reached when both parties agree to it. If the two parties were not equals, the stronger party would dictate the outcome and there would be no negotiation at all.


Fair Judge Approach

  • Also called “Principled Negotiation”, “integrative bargaining” or “Win-Win” Approach, Here, “everybody wins” philosophy assures that all parties benefit from the negotiation process which also produces more successful outcomes than the adversarial “winner takes all” approach.
  • Looking behind positions for interests and needs of each party. Also inventing options before deciding
  • Considered in general more trendy in all negotiation aspects specially in commercial negotiation.

Comparing Negotiation Approaches

Integrative Bargaining in Sales
Integrative Bargaining in Animal Health
Tactics & Tips
  1. Decline to speak first: who speaks second usually has a better opportunity to analyze his counterpart
  2. Volunteering to keep the minutes of the meeting: When you do so, you will have a better opportunity to phrase the minutes, and better window to analyze and assess negotiation pathway.
  3. Stress on time-frames: Aiming to transmit sense of urgency and a feeling of punctuality to your counterpart.
  4. Good guy / bad guy approach: Here, the role of the “bad guy”, or tough negotiator is to lower counterpart’s expectations below required. Then when the “good guy” offers the demanded solution, it gets more acceptance.
  5. Claim limited authority: Never be shy saying “Sorry, but I really can not have the rights to do this, I am not authorized to go down to this level”. Even the president can say “I am not authorized to accept this, it will deeply frustrate the shareholders”
  6. Caucusing: If you needed to re-align your team talks and perspectives, or to update about an analysis you made, you can ask for a caucusing moments with your team.
  7. Walking out: If you needed to buy a moment to think a point over, you can excuse to restroom or to smoke a cigarette.
  8. Concession patterns: Whenever you feel cornerized and in a very bad negotiation positions. You can postpone reaching a consensus, or decide to focus on decreasing losses other than maximizing benefits.
  9. Fait accompli : “What is done is done, let us face the current situation”. You might use this approach if you do not wish to dig in the past and relate consequences to it.
  10. Love it or Leave it : When you hold a very potent position, and you are not willing to create a win-win for whatever reason. You can as a last option use the “take it or leave it” approach. Not as is, but to give the meaning in a descent way that allows your counterpart a surrender with dignity.

Copyrights© 2006. Eyad Harfoush

The Game, Step by Step

Six Stages of Negotiation
N.B. Synopsis of Mind Battling© An Animal Health focused Negotiation Skills- Copyrights Eyad Harfoush- 2007


1- Planning and Preparing
  • Determine what you must have and what you are willing to give (Bargaining Chips).
  • Gather facts about the other party, learn about his negotiating style.
  • Prepare alternatives proposals and establish BATNA (the Best Alternative to a Negotiated Agreement).
  • Estimate the other party's needs, bargaining chips and BATNA. The most ideal case is to get as much as you can.
2- Tone Setting
  • The initial speeches of the figureheads or the team leaders are usually political words that should reflect willingness for cooperation and settlement attainment. Nevertheless, sometimes the figurehead might need a shock approach in his intro as he opens up the issue of dispute.
  • The overall tone of negotiation is usually kept by the more qualified and talented team among disputants.
  • Your opponent might try to provoke you by different means, if he succeeded in this, you have already lost the game before it starts.
  • Keep the conversation tone as quite as possible.
  • Get the tone higher only when things are going in the opposite direction against your BATNA attainment

3- Needs Exploration

  • Actively listen for facts and reasons behind other party’s position and explore his underlying needs. That is not necessarily aligned with his declared needs.
  • If conflict exists, try to develop creative alternatives.
  • In a difficult situation, don't say anything, simply take time out. When we say nothing we give nothing away.
  • If you had the impression that your opponent is indifferent about the direction of negotiation, or giving-up his chips very easily, do not go very fast. You must reconsider his degree of commitment to the looked after agreement.
  • Frequently, self actualization needs and esteem needs of the negotiator might guide his style and flexibility during negotiation. Remember, everyone wants to get some good news for his superiors and how clever he was.

4- Selecting, Refining & Crafting

  • It is a step in which both parties present the starting proposal. Everyone at this stage is voicing the ideal solutions to himself. Some negotiators prefers to go beyond ideal as initial exaggeration to lower opponent expectations.
  • Both parties should listen to each other proposals in an organized fashion. If you had any points against the proposal of your opponent, write it down to tackle during your turn.
  • Detail your proposal in an organized fashion. Give short and relevant introduction that facilitates comprehending your ideas. Then, speak your points as a list, stressing on the no. “I am afraid I have three points of major fear here, these four points are; No. 1……”. Stressing no. of points keeps audience attention for longer period until he covers the initially expressed no.
  • Do not get in details and loose the main track. Try to finish each point in not more than 2-3 minutes
  • Prepare your statements in mind before voicing it. Ensure choosing inspiring words that creates the image of your issues in the mind of your opponents. Have a faith in what you say, so that you can transmit this faith to others.
  • Start with your pre-requests, follow it with what is highly urging and pressuring. Then in a slightly quieter tone express your minors.
  • Usually this stage is repeated several times, with each team showing some flexibility whenever possible tell an agreement seems attainable.

5- Recapping an Agreement

  • This stage starts when the shadow of a consensus starts to appear
  • Reaching to here, both parties formalize agreement in a written contract , memorandum of understanding or letter of intent.
  • Agreements with remarkable importance undergoes process of legalization and notarization before considered final documents.

6- Reviewing the Negotiation
Reviewing the negotiation helps one to learn the lessons on how to achieve a better outcome. Therefore, one should take the time to review each element and ask oneself, "what went well?" and "what could be improved next time“. This can be done in a solo analysis or within the team who attended the negotiations, which gives better analysis based on group inputs from different angels.


Copyrights© 2006. Eyad Harfoush